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小口現金の処理<インプレスト・システム> 【無料で簿記3級】

小口現金

小口現金の処理<インプレスト・システム> 【無料で簿記3級】

会社では、切手やハガキ、文房具や電車代などなど、細かな出費もたくさんあります。

そういった、細かな経費を精算するために、手元にある程度現金を準備している、という運用が、実務でも多く用いられています。

その手元に準備している現金のことを小口現金といいます。

ここでは、その小口現金について、どんな仕訳が計上されるのかを中心におさえていきたいと思います!

小口現金の流れ

小口現金を出してから、実際に使った経費を仕訳にするまでの流れをおさえていきましょう。

その① 小口現金を前渡しする

小口現金

まず、お金の管理をする経理部会計係と呼ばれるような部署の方から、小口現金を管理する係の方(用度係さんなどということがあります)に、小口現金を振り出します。

その② 小口現金で少額のお買い物を清算

小口現金

用度係さんは、小口現金を使用して支払いが行われた時に、

小口現金出納帳という帳簿などに、その使用用途をメモしたりします。

小口現金出納帳については、また別のブログにてご説明します!

なお、この段階では、仕訳を計上する担当の経理部会計係の方に情報が回っていないため、仕訳は計上されません。

その③ 購入の報告&小口の補給

小口現金

用度係さんは、経理部会計係の方に定期的に、小口現金の使用状況を報告します。

経理部会計係の方は、報告を受けたときに、この内容を仕訳に計上します。

また、少なくなった小口現金については、補充していきます。

用度係さんが管理する小口現金の金額を決めておく(定額とする)方法を、定額資金前渡法(インプレスト・システム)と呼んだりします。

 

小口現金の仕訳を見ていこう!

小口現金を使った取引の流れを見てきましたが、どういった仕訳が発生するのか、具体的に一つずつ見ていきましょう!

設例① 小口現金を前渡ししたとき

設例
会計係さんは、小切手を振り出し、小口現金10万円を用度係に前渡ししました。

 

回答

借方 金額 貸方 金額
小口現金 100,000 当座預金 100,000

用度係さんが持っている小口現金も、会社の資産なので、小口現金という資産が増加するという仕訳ですね!

また、小切手振出しのため、当座預金が減少する仕訳を計上します。

小切手振出しの仕訳について、不安な方は下記のブログを復習して頂ければと思います。

現金預金
現金と預金 【無料で簿記3級】現金と預金 【無料で簿記3級】 「え?現金とか預金って、章をたてるような勘定科目なの?!」 そう直感する方、多いんじゃないでしょ...

 

設例② 用度係さんが、小口現金を使ったとき

設例
用度係さんは、電車代1000円・切手代2000円・文房具代3000円を、小口現金から支払いました。

 

回答

借方 金額 貸方 金額
仕訳ナシ      

用度係さんは、仕訳を計上する係ではないため、仕訳はここでは計上しません。

その代わり、一般的に用度係さんは、小口現金を使用したときには、管理資料である、小口現金出納帳に記録を残していきます。

 

設例③ 用度係さんが、会計係さんに支払いの報告をしたとき

設例
用度係さんは、会計係さんに、小口現金を【電車代1000円・切手代2000円・文房具代3000円】使ったことを報告しました。

 

回答

借方 金額 貸方 金額
交通費 1,000 小口現金 6,000
通信費 2,000    
消耗品費 3,000    

会計係さんは、用度係さんから報告を受けたタイミングで仕訳を計上します。

小口現金を使うようなものは、代表的なものとしては下記のようなものがあります!

交通費 : 電車代、バス代、タクシー代など
通信費 : 切手代、ハガキ代、電話料金、ネット料金など
消耗品費 : 文房具代、コピー用紙代、事務用品代、封筒代など
光熱費 : 電気代、水道代、ガス代など
雑費 : 上記以外の細々とした費用

 

設例④ 会計係さんが小口現金を補充したとき

設例
会計係さんは、少なくなった6000円分の小切手を振り出し、用度係さんに渡しました。

 

回答

借方 金額 貸方 金額
小口現金 6,000 当座預金 6,000

設例①と同じ要領の仕訳になります!

 

設例⑤ 【応用】用度係さんが報告したと同時に、会計係さんが小口現金を補充したとき

設例
用度係さんは、会計係さんに、小口現金を【電車代1000円・切手代2000円・文房具代3000円】使ったことを報告しました。
また、会計係さんは、報告を受けたと同時に、使用した6000円分の小切手を振り出し、用度係さんに渡しました。

 

回答

借方 金額 貸方 金額
交通費 1,000 当座預金 6,000
通信費 2,000    
消耗品費 3,000    

設例③と比較してもらうと、貸方が『当座預金』になっていることが分かると思います。

これは、設例③と設例④が同時に発生しているからなんですけど、仕訳を書いて説明します!

設例③の仕訳は、
交通費 1000円 / 小口現金 6000円
通信費 2000円
消耗品費 3000円

また、設例④の仕訳は、
小口現金 6000円 / 当座預金 6000円

となっていました。

設例③と設例④が同時に発生しているため、
交通費 1000円 / 小口現金 6000円
通信費 2000円
消耗品費 3000円
小口現金 6000円 / 当座預金 6000円

借方と貸方に同じ金額計上される小口現金の勘定は、省略して記載することが可能になる、ということです。

ヒヨコのママ
ヒヨコのママ
設例⑤でも、「小口現金」って勘定使っても、当然間違いじゃないのよ!
ただ、試験では、こういう問題を出して、「小口現金」という勘定科目を使えないようにしているときがあって、そんなときには、この省略した仕訳を書けばいいということになります~ 

 

まとめ

ちょっとした経費の支払いや、いきなり集金がきたときの支払いなど、

実務においても小口現金を使うことは結構あるように思います。

ただ、小口現金を使うと、管理のために小口現金出納帳を作ったり定期的に小口現金の残高をカウントしたり

用度係さんの手間は増えますよね!

昔は、よく営業さんの交通費の清算とかを、用度係さんの小口現金でやってたりした会社さんもあったようですが、

最近は、そういった経費は給与支払いと一緒に振り込みにしたりして、

用度係さんの手間を減らすように効率化を進めるのが一般的です。

自分の勤めている会社さんとかは、どんな管理されていますかね??

こういった視点をもって、自分の会社の経費精算の流れとか見てみたら、面白いかもしれませんね!

 

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